Dans cet article, nous irons à la découverte de l’e-procurement. À quoi renvoie ce concept ? Comment fonctionne-t-il ? Et quels en sont les avantages pour votre entreprise ? Immersion au cœur de la digitalisation des méthodes d’approvisionnement grâce à la dématérialisation des procédures.
Ce matin, je suis sorti de mon lit complètement exsangue. Ma nuit a été longue, difficile et truffée de péripéties. Mon voisin et son épouse s’étant battus, toute la nuit durant, pour une vague histoire d’infidélité. Impossible de trouver le sommeil au milieu de ce vacarme ! Le jour s’est levé avec cette odeur fétide, signe de poisse.
Une douche rapide et me voilà devant mon ordinateur, bien décidé à démarrer ma journée. Et zut ! Trois minutes pour ouvrir une page Web. Quelle galère ! Enfin, plus de peur que de mal, j’accède à mes mails. Comme à l’accoutumée, les mêmes notifications. Un texte accepté par un client sur une plateforme, des commandes en attente de traitement par les freelances sur une autre. Et bla-bla-bla…
Enfin, je tombe sur un mail intéressant. Un webzine français qui décrypte l’actualité des startups françaises m’envoie régulièrement sa newsletter. Parmi les sujets en vitrine, le journal présente l’e-procurement comme un panel de solutions très avancées destinées aux entreprises.
“E-procurement”, le terme est nouveau pour moi. Sans perdre de temps, j’ouvre un nouvel onglet pour une recherche Google. Un clic et je me retrouve sur le blog du dirigeant animé par Laurent Dufour. Cet expert m’aidera à mieux comprendre cette notion. Si comme moi vous ne savez pas grand-chose sur le sujet, je vous invite à me suivre dans mes recherches.
L’e-procurement qu’est-ce que c’est ?
L’e-procurement est une solution de gestion des achats qui vise à améliorer vos procédures d’approvisionnement. La nécessité de digitaliser la gestion des approvisionnements rend désormais incontournables les solutions d’e-procurement.
Grâce aux nombreuses fonctionnalités qu’il offre, l’e-procurement assure l’optimisation des processus d’approvisionnement, améliore les échanges avec les fournisseurs et permet un suivi efficace des commandes, surtout celles portant sur les grandes quantités de marchandises.
Une solution informatique permettant la digitalisation des achats est appelée portail e-procurement. Cet outil combine le logiciel de gestion des approvisionnements et le portail du fournisseur. Le but du portail est d’organiser les données du fournisseur et de mieux les conserver.
En outre, il permet un accès facile aux informations, fluidifie la communication en y ajoutant plus de rapidité et d’efficacité. La recherche des informations publiques, la récupération des informations de l’ERP et la sollicitation des fournisseurs pour la fourniture des compléments d’information se font de manière instantanée.
Fonctionnement de l’e-procurement
Le logiciel d’approvisionnement est un outil d’expression des besoins, des prévisions d’achats et des projets. L’acheminement des demandes au service chargé des achats et les procédures d’approbation sont entièrement digitalisées. Une fois les demandes approuvées, leur transformation en commande est automatique.
Dès lors, leur traitement revient aux acheteurs. Les commandes approuvées peuvent aussi être directement transmises au fournisseur. La consultation d’un catalogue Punch-Out par les clients internes est possible. Il en est de même de la liste des fournisseurs référencés par l’acheteur.
En raison de la combinaison en un seul lieu du logiciel d’approvisionnement et du portail fournisseur, l’outil e-procurement concentre en lui l’ensemble des processus d’achat. Parmi les nombreux avantages de cette approche, la qualité de la coopération, l’anticipation sur la précision des demandes, l’automatisation des achats et l’amélioration du suivi des commandes figurent en bonne place.
En résumé, avec une solution e-procurement, votre entreprise s’approvisionne plus efficacement, réduit la marge d’erreurs liées aux approvisionnements, négocie ses achats aux meilleurs tarifs et améliore l’efficacité de l’ensemble des acteurs de la chaîne d’approvisionnement.
Quelques avantages de l’e-procurement
La digitalisation des processus et la dématérialisation des procédures d’approvisionnement comportent de nombreux avantages. Parmi ceux-ci, il y a l’augmentation de la diversité des fournisseurs. Avec la mise en place d’une solution e-procurement, les nouveaux fournisseurs participent moins à la soumission des offres.
Grâce à un formulaire d’auto-inscription, l’obtention d’informations sur un fournisseur est rendue facile. Pour engager un bon fournisseur, il vous suffit de bâtir un bon questionnaire avec des champs obligatoires. La détection de nouvelles opportunités et le suivi des fournisseurs sont rendus faciles grâce aux outils statistiques et aux rappels automatiques programmés.
L’évaluation des fournisseurs est un autre avantage de l’e-procurement. Elle permet de faire le bon choix en matière de fournisseur. Il suffit en effet d’un clic pour afficher le profil du fournisseur et le détail de ses transactions précédentes. Allusion faite aux appels d’offres soumissionnés, aux contrats obtenus, aux bons de commande, aux factures et aux échéanciers de paiement pour ne citer que ces éléments.
L’e-procurement vous permet également de centraliser vos catalogues dans un espace de commande unique. La conséquence directe de cette procédure, c’est que vous pouvez désormais mieux contrôler les tarifs que les fournisseurs appliquent. L’intégration des catalogues Punch-Out dans la plateforme vise à permettre l’accès à un panel de produits plus élargi.
