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Lettre de demande de remboursement : les étapes pour la rédiger

rédiger un lettre de remboursement

Il arrive dans certaines situations qu’on soit amené à demander un remboursement. Insatisfaction d’une prestation ou d’un produit, un organisme ou une société qui a débité trop d’argent, les raisons peuvent être nombreuses. Dans tous ces cas, il est conseillé d’envoyer une lettre de demande de remboursement pour se faire rembourser les sommes dues. Découvrez les différents éléments composant une lettre de demande de remboursement afin de bien la rédiger.

Demande de remboursement : l’important à savoir

Avant de décider d’envoyer une demande de remboursement, il est important de connaître certains éléments. Si la demande de remboursement concerne un achat en ligne, il est possible d’envoyer dans un premier temps un email. S’il n’y a pas de réponse, alors il faut envoyer une lettre papier.

Par contre, si la demande concerne le remboursement d’un produit acheté, il faut en même temps retourner l’article en question à la société à laquelle on fait la demande de remboursement. À présent, découvrez ci-dessous comment rédiger une lettre de demande de remboursement.

L’objet de la demande de remboursement

Avant d’aller voir un exemple de lettre de demande de remboursement, il est important de connaître les éléments de base pour la rédiger. En parlant d’éléments, l’objet de la lettre de demande de remboursement est certainement l’élément le plus important. En effet, cette dernière doit impérativement composer d’un objet clair et précis.

En ce sens, il est important de proscrire les objets comme le numéro de commande. Toutefois, il faut privilégier les objets qui indiquent clairement à la personne du service client qui va lire la lettre comme réclamation ou demande de dédommagement.

La structure de la lettre de demande de remboursement

Faire une lettre pour demander un remboursement nécessite une bonne structure comme toutes les autres lettres. Bien sûr, la lettre doit être brève, dans le sens de son objet qui est également l’objectif, d’où l’intérêt de bien la structurer. En guise d’introduction, la lettre doit avoir un rappel de sa situation. Il est important de rappeler à son interlocuteur tous les éléments permettant de simplifier le traitement de sa demande.

Plus on fournit d’éléments, plus son dossier est complet et moins on a besoin de multiplier les allers-retours pour se faire rembourser. Ensuite, il faut fournir une explication de son problème ainsi que de ses conséquences. Toutefois, si on utilise son droit de rétractation comme prévu par le code de la consommation, alors on n’a pas besoin de fournir d’explication.

Mais dans les autres situations, il faut expliquer en détail sa situation et les conséquences que cela a occasionnées. Vient enfin le moment de faire sa demande de remboursement. Dans cette étape, il est primordial d’écrire clairement ce qu’on demande. Afin d’accélérer le processus, on peut ajouter une phrase de mise en demeure.

Lettre de demande de remboursement : conclusion

Comme dans toute rédaction de lettre, il est important de conclure sa lettre de demande de remboursement par une formule de politesse. Ainsi, pour une lettre de remboursement de soutenue, on peut utiliser l’expression “Je vous prie d’agréer Madame ou Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées”.

En revanche, pour une lettre adressée au service client d’une entreprise, un “Cordialement” est suffisant. En maîtrisant tous ces éléments, on peut être certain de rédiger une lettre de demande de remboursement en bonne et due forme. Enfin, si on veut être informé de quand son interlocuteur va recevoir son courrier de réclamation, il faut penser à le poster en recommandé avec accusé de réception.